临档发［2012］13号

各县区档案局、市直各部门：

为认真贯彻落实《山东省重大活动档案管理办法》和市委办公室、市政府办公室《关于贯彻山东省重大活动档案管理办法>的实施意见》，结合我市实际，现对接收重大活动档案进馆作出如下规定：

一、接收重大活动档案进馆的范围

凡属下列重大活动中形成的档案资料均应移交进馆。

（一）党和国家领导人、省委省政府领导及其他省部级以上领导来我市视察、调研、指导工作等活动；

（二）国内外友好城市、兄弟省市党政领导同志，国外政府官员、政党领袖和国际组织负责人、国内外各界知名人士来我市参观访问活动；

（三）我市举办、承办的全国性、全省性会议和活动；

（四）市委、市人大常委会、市政府、市政协、市纪委召开的重要会议和主要领导的重要公务活动；

（五）在全市具有重大影响的政治、经济、文化、卫生、体育活动或公益性活动；

（六）在全市产生重大影响的自然灾害、事故灾难和社会安全事件的处置活动；

（七）行政区划调整、重要地名变更活动；

（八）重大建设项目工程开工、竣工，重要文物发掘活动；

（九）重大庆典、纪念活动；

（十）其它具有重大影响的活动。

二、接收重大活动档案进馆的内容

（一）纸质文件材料及相应的电子文件，包括各种文件、讲话、记录、宣传报道、题词等；

（二）照片、录音带、录像带、光盘及文字说明等；

（三）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证书、奖杯、奖牌、奖状、奖章、锦旗等；

（四）其他具有保存价值的材料；

（五）重大活动档案资料纸质目录两套，机读目录（采用Excel表格，样式见附件3）一套；

（六）填写完整准确的《临沂市重大活动档案管理登记表》（附件1）。

三、接收重大活动档案进馆的时限

（一）各重大活动主办、承办单位要在活动结束60日内向市档案馆移交一套完整的重大活动档案原件，并附重大活动档案登记表（见附件1）和重大活动档案整理目录（见附件3）。

（二）临沂电视台、广播电台、临沂日报社等新闻媒体在做好对重大活动宣传报道的同时，要在活动结束60日内，将参与重大活动过程中形成的录音、录像、照片等原素材音像档案材料移交市档案馆。

（三）在《山东省重大活动档案管理办法》实施前,已形成的重大活动档案资料，仍没有移交或者移交不全的单位，要抓紧收集、整理，及时与市档案馆联系，并于7月20日前办理移交手续。

四、接收重大活动档案进馆的要求

移交的重大活动档案资料必须符合档案案卷质量标准、要求。纸质档案材料按照《归档文件整理规则》、照片档案按照《照片档案管理规范》、凭证性和标志性实物按照实物档案管理要求进行规范整理。不符合标准要求的要在档案局（馆）工作人员的指导下，规范整理后进行移交。所移交档案经档案部门验收合格后方可移交进馆。

（一）重大活动举办和承办单位及新闻媒体将重大活动中形成的所有档案材料规范整理形成目录，打印纸质目录两套，并将机读目录刻盘，一并移交市档案馆。

（二）填写重大活动档案交接文据（附件2），分管领导和责任人签字，加盖单位公章，办理交接手续。

五、建立重大活动档案联系制度

各单位要明确重大活动档案管理工作的分管领导、责任科室和联系人，于6月20日前将名单报市档案局征集管理科。如联系人变更，应将新的联系人及时告知，便于工作衔接。

市以上重大活动县区参与的，参与县区档案局要按照本规定，及时向市档案馆报送。

联系人：徐飞、王菲

联系电话：8313368 8103044

附件：

1、临沂市重大活动档案管理登记表

2、重大活动档案交接文据

3、重大活动档案整理目录

2012年5月21日