为贯彻落实市委市政府《开展制度创新流程再造推进“一窗受理·一次办好”改革实施方案》，加强档案信息资源共享，减少异地查档的环节、时间、费用，更好地满足社会和人民群众异地跨馆查阅利用档案信息的需求，特制定本制度。

一、服务范围及方式

（一）申请人可在临沂市档案馆建立跨馆利用联动合作的档案馆（名单见附件）申请档案跨馆利用服务。

（二）跨馆利用档案范围为联动双方档案馆跨馆利用服务协议书中共同约定的利用档案范围。

（三）利用民生档案，档案利用者仅限档案资料的当事人或当事人的公证委托代理人。

（四）跨馆利用的档案信息共享方式为异地查档、跨馆服务，即联动双方档案馆根据馆藏资源，通过共同成立工作联动机构，开展档案异地跨馆查询利用服务。

二、办理流程

（一）审核受理。受理档案馆按照本馆档案查阅的有关规定严格审核申请人出具的介绍信、身份证明以及跨馆查档需求，确保档案利用符合利用工作规范并及时留存查档相关材料。申请人申请材料符合受理条件的，予以受理，并将查档需求及时发送给承办档案馆；申请人不符合受理条件，不予受理的，应将不予受理的理由告知申请人。

（二）发送申请。在受理范围内的查档申请，受理档案馆填写馆际联动远程查档申请表，以传真、网络等方式发送给承办档案馆，并及时电话通知。

(三)承接办理。承办档案馆收到受理档案馆发送的馆际联动远程查档申请表后，按本馆有关程序和规定查找档案。查到后，在档案复印件上加盖本馆查档专用章，连同《馆际联动远程查档申请表》通过以邮寄、传真等方式发送至受理档案馆。如未查到，承办档案馆应及时告知受理档案馆，并说明原因。

（四）提供利用。受理档案馆对收到的档案复印件进行审核无误后，加盖本馆查档专用章，通知并提供给申请人。对未查到档案信息的，受理档案馆应根据承办方提供的情况，向申请人说明原因。

三、工作规则

（一）与联动档案馆共同成立工作联动机构，确定相对固定的分管领导、业务负责人和具体经办人，确定最初受理申请的档案馆为首要负责单位，承担为申请人服务的第一责任。

（二）受理档案馆应严格核验利用者身份证明，认真核实利用者的查阅目的和查阅内容。符合查档规定的，一般5个工作日内向利用者反馈查档信息（不含邮寄时间）。

（三）承办档案馆接到查档请求后，符合本馆查档规定的，应在3个工作日内办理完毕查档回复工作，如3个工作日内未查到所需档案，应及时向受理档案馆说明情况。如不符合本馆查档规定，应在1个工作日内回复受理档案馆。

（四）办理过程应严格遵守国家保密和隐私保护有关法律规定，严禁传输密级文件;应当保护申请人个人隐私，不得泄露或向他人非法提供申请人个人信息。对跨馆查档过程中非因档案馆主观因素造成的可能导致申请人个人信息泄露等情况，应当事先明确告知申请人。

（五）跨馆服务内容、联系方式及联系人、工作流程等基本信息应进行备案保存。馆藏资源更新、服务利用方式变更或其他档案接待利用信息发生变化时，应及时通告联动档案馆，做好相关调整更新。

（六）建立“馆际联动远程查档”登记台帐，每年汇总统计有关情况，及时总结分析情况，完善改进措施，提高馆际联动远程查档工作服务水平。

附：临沂市档案馆跨馆利用合作单位名单

省外：北京市海淀区档案馆、上海市浦东新区档案馆、天津市河东区档案馆、浙江省温州市档案馆、江苏省苏州市吴中区档案馆

省内：山东省档案馆、济南市档案馆、青岛市档案馆、淄博市档案馆、枣庄市档案馆、东营市档案馆、烟台市档案馆、潍坊市档案馆、济宁市档案馆、泰安市档案馆、威海市档案馆、日照市档案馆、德州市档案馆、聊城市档案馆、滨州市档案馆、菏泽市档案馆

市内：兰山区档案馆、罗庄区档案馆、河东区档案馆、郯城县档案馆、兰陵县档案馆、沂水县档案馆、沂南县档案馆、平邑县档案馆、费县档案馆、蒙阴县档案馆、莒南县档案馆、临沭县档案馆