工业企业档案案卷格式

DB37/T181-93

1 主题内容与适用范围

本标准规定了工业企业档案案卷卷皮格式、案卷封面、脊背格式、卷内文件目录格式、卷内备考表格式、案卷各部分的排列格式。

本标准适用于各类工业企业档案馆（室）。交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业亦可参照执行。

2 名词术语

2.1 案卷 是一组关系密切的单份文件的组合，有时称档案保管单位。

2.2 卷内文件目录 案卷内登记文件及其排列次序的条目组合。

2.3 卷内备考表 说明案卷内文件状况的表格。

3 卷皮格式

卷皮可采用硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷夹四种形式。

3.1 硬卷皮格式

3.1.1 前封面、封底尺寸采用长×宽为280mm×210mm。

封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折迭纸舌。

3.1.2 脊背厚度尺寸为10、15、20mm三种。

3.1.3 前封面、封底左侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见图1）。

3.1.4 硬卷皮使用250克牛皮纸制作。

3.2 软卷皮格式

注：使用软卷皮订的案卷，必须装入卷盒内保存。

3.2.1 前封面、封底尺寸采用长×宽为270mm×195mm。封底翻口处另有70mm宽的折迭纸舌（见图2）。

3.2.2 软卷皮脊背根据案卷厚度临时折迭。

3.2.3 软卷皮使用150克牛皮纸制作。

3.3 卷盒格式

3.3.1 卷盒上、下表面尺寸采用长×宽为305mm×220mm（见图3）。

3.3.2 厚度尺寸为12、20、30、40、50、60mm六种。

3.3.3 卷盒使用250克牛皮纸双裱压制。

3.4 卷夹格式

3.4.1 卷夹上、下表面尺寸采用长×宽为305mm×220mm（见图4）。

3.4.2 厚度尺寸为20mm。

3.4.3 卷夹使用250克牛皮纸双裱压制，也可用黄板纸制作，外裱牛皮纸。

3.5 硬卷皮、软卷皮适用于党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案案卷；卷盒适用于产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案不装订案卷；卷夹适用于装订案卷。

4 封面格式

4.1 案卷封面印制在卷皮、卷盒、卷夹的正表面上，尺寸与卷皮、卷盒、卷夹的前封面相同。

4.2 案卷封面项目

封面项目包括：案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号、档案馆（室）代号、缩微号，并印制"企业档案"字样。各项目具体位置尺寸见图5、6、7。

4.3 封面项目填写方法

4.3.1 案卷题名 主要内容包括本卷文件的主要制发机关、内容、文种或者项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。

4.3.2 编制单位 填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。

4.3.3 编制日期 填写案卷内文件材料的起止日期。

4.3.4 保管期限 填写其划定的案卷保管期限。

4.3.5 密级 依据保密规定填写。

4.3.6 档号 填写分类号和案卷号。

4.3.7 档案馆（室）代号 填写国家给定的本档案馆（室）的编号。

4.3.8 缩微号 填写缩微时给定本案卷的编号。

5 脊背格式

5.1 案卷脊背式样及制成材料

5.1.1 硬卷皮、卷夹案卷脊背项目印制在卷皮脊背上。

5.1.2 卷盒案卷脊背规格与卷盒的长度和厚度相同，尺寸为305×12（20、30、40、50、60）mm。

5.1.3 卷盒案卷脊背使用150克白色书写纸制作。

5.2 案卷脊背项目

5.2.1 硬卷皮案卷脊背项目包括：分类号、年度号、案卷号（见图8）

5.2.2 卷盒、卷夹案卷脊背项目包括：档号、案卷题名（见图9）。卷盒为软卷皮案卷的装具时，脊背项目改为分类号、年度号、起止案卷号（见图10）。

5.3 案卷脊背项目的填写方法

5.3.1 硬卷皮脊背项目填写方法

分类号填写分类类目标识号。

年度号填写文件材料的形成年度。

案卷号填写本年度案卷顺序号。

5.3.2 卷盒、卷夹脊背项目填写方法

档号同4.3.6款。

案卷题名填写项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。

卷盒为软卷皮案卷装具时，分类号填写相同类目案卷的类目标识号。如果卷盒内装有不同类目的案卷，分类号只填写上位类类目标识号。

6 卷内文件目录格式

6.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（长×宽为260mm×185mm）或国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

卷内文件目录使用70克以上白色书写纸制作。

6.2卷内文件目录项目包括：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注。各项目位置、尺寸见图11、12。

6.3 卷内文件目录填写方法

6.3.1 序号 以卷内文件排列先后顺次填写，用阿拉伯数字从"1"起依次标注。

6.3.2 文件编号 填写文件的文号或图样的图号。

6.3.3 责任者 填写对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人或者填写文件材料的直接编制部门或主要责任者。

6.3.4 文件材料题名 即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加"[ ]"号。

6.3.5 日期 填写文件的形成时间，填写时可省略"年"、"月"、"日"字样，在表示年、月的数字右下角加"."号。

6.3.6 页号 装订的案卷填写卷内文件材料首页上标注的页号，不装订的案卷可填写单份文件的总页数。

案卷采用不装订形式，应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是：

6.3.7 备注 留待对卷内文件变化时作说明之用。

7 卷内备考表格式

软卷皮案卷卷内备考表印制在软卷皮封三上。

7.1 卷内备考表外形尺寸及制成材料均同卷内文件目录。

7.2 卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目位置、尺寸见图13、14。

7.3 卷内备考表填写方法

7.3.1 本卷情况说明 填写案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题（卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等）。案卷归档以后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名标注时间。

7.3.2 立卷人 由责任立卷者签名。

7.3.3 检查人 由案卷质量审查者签名。

7.3.4 立卷时间 填写完成的立卷日期。

8 案卷各部分的排列格式

使用硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷夹组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面-卷内文件目录-文件--备考表-封底。